Payroll คืออะไร มีส่วนประกอบอะไรบ้าง เหมาะกับองค์กรแบบไหน

โดยปกติแล้วในแต่ละเดือน ผู้ประกอบการจะต้องทำการคำนวนเงินเดือนที่จะต้องจ่ายให้กับพนักงานในบริษัทของตนเอง ซึ่งอาจจะเป็นการคำนวนโดยใช้ Excel ในการทำ แต่หากองค์กรเริ่มมีขนาดใหญ่ขึ้น มีหลากหลายสาขาและมีพนักงานจำนวนมาก และหากไม่ได้มีระบบการทำเงินเดือนที่มีประสิทธิภาพ ก็จะทำให้การบริหารจัดการการจ่ายเงินเดือนกลายเป็นเรื่องที่ซับซ้อน และสุ่มเสี่ยงต่อความผิดพลาดเป็นอย่างมาก เพราะมีตัวเลขมากมายที่ต้องนำมาคำนวนเงินเดือนของพนักงานแต่ละคน ทั้งในส่วนของรายรับและรายหัก ทำให้พนักงานแต่ละคนมีอัตราเงินเดือนที่ไม่เท่ากัน และที่สำคัญเจ้าของกิจการยังต้องทำการมอบหมายหน้าที่ หรือทำการจ่าย หรือโอนเงินให้กับพนักงานด้วยตัวเองอีกด้วย

จึงเป็นที่มาของการทำระบบบัญชีเงินเดือน หรือ Payroll คือระบบที่ใช้ในการคำนวนการจ่ายเงินเดือนให้กับพนักงาน โดยเป็นการคำนวนรายรับและรายหักทุกรูปแบบ ไม่ว่าจะเป็นเงินโบนัส ค่าโอที หรือ การหักภาษี ประกันสังคม ฯลฯ โดยโปรแกรม Payroll จะช่วยอำนวยความสะดวก ในการเก็บข้อมูลทั้งหมดให้อยู่ในที่เดียว สามารถเรียกดูข้อมูลย้อนหลังและปรับรูปแบบการสั่งจ่าย ให้เป็นแบบ รายวัน รายสัปดาห์ หรือแบบรายเดือนได้ตามความเหมาะสมของธุรกิจแต่ละรูปแบบ และที่สำคัญ ธนาคารจะเป็นผู้รับผิดชอบในการส่งเงินเข้าในบัญชีของพนักงานตามเวลาที่กำหนด ทำให้ลดปัญหาการจ่ายเงินเดือนล่าช้า หรือผิดพลาด ช่วยทำให้ฝ่ายทรัพยากรบุคคลทำงานได้ง่ายขึ้น และธุรกิจ SME ที่ยังมีพนักงานไม่มากก็สามารถใช้ Payroll ได้เช่นเดียวกัน เป็นการลดภาระให้กับผู้ประกอบการได้เป็นอย่างดี

ในการคำนวน Payroll นั้น นอกจากในส่วนของเงินเดือนประจำแล้ว ยังต้องมีการคำนวนตัวเลขอื่นๆ เข้าไปด้วย โดยแม้ว่าจะมีโปรแกรม Payroll หลากหลายโปรแกรมให้เลือกใช้ในตลาด แต่โปรแกรม Payroll ส่วนใหญ่จะต้องสามารถเก็บข้อมูลหลักได้ 2 ประเภท ดังต่อไปนี้

การบันทึกเวลาการทำงาน

โดยปกติแล้ว แต่ละบริษัทจะมีวิธีในการเก็บข้อมูลการทำงานของพนักงาน เช่น เวลาเริ่มงาน เวลาเลิกงาน วันลาที่ใช้ วันที่มาสาย ฯลฯ ด้วยวิธีการที่แตกต่างกันออกไป โดยอาจเป็นได้ตั้งแต่การเซ็นชื่อ ตอกบัตร สแกนลายนิ้วมือ ไปจนถึงการใช้บาร์โค้ด หรือ QR โค้ด เพื่อใช้เก็บข้อมูลดังกล่าว บันทึกเวลาการทำงานนี้ เป็นหนึ่งในตัวเลขที่จะต้องนำเข้าไปคำนวนเงินเดือนของพนักงานแต่ละคน เช่น การคำนวนเงินโอที การหักเงินในกรณีที่มาสาย หรือ บางบริษัทอาจมีการจ่ายเงินเป็นค่าแรงรายวัน เป็นต้น ซึ่งฝ่าย HR ที่เป็นผู้ดูแลข้อมูลเหล่านี้ สามารถรวบรวมข้อมูลของพนักงานแต่ละคน และนำไปใส่ในโปรแกรม Payroll ของบริษัท เพื่อนำไปประกอบการคำนวนเงินเดือนพนักงาน ร่วมกับรายได้และรายหักอื่นๆ โดยอัตโนมัติ

การคำนวณจ่ายและหักเงินพนักงาน

หลังจากที่ได้ข้อมูลเกี่ยวกับเวลาในการทำงานแล้ว โปรแกรม Payroll ก็จะทำการนำค่าอื่นๆ เข้ามาคำนวณรายได้สุทธิของพนักงาน โดยสามารถแบ่งออกได้เป็น 2 แบบ คือ

• ข้อมูลรายได้ของพนักงาน หรือรายได้ที่พนักงานควรจะได้รับในรอบการจ่ายค่าแรง เช่น เงินเดือน ค่าคอมมิชชั่น เงินโบนัส ค่าโอที ค่าเดินทาง ค่าโทรศัพท์ ฯลฯ
• ข้อมูลรายหักของพนักงาน หรือค่าใช้จ่ายที่จะต้องถูกหักออกจากรายได้ของพนักงานในรอบการจ่ายค่าแรง เช่น การหักเงินจากวันลา หักเงินของวันที่มาสาย หักค่าภาษี หักค่าประกันสังคม ค่าปรับพนักงาน ฯลฯ โดยแต่ละบริษัทก็จะมีนโยบายในการหักเงินของพนักงานที่แตกต่างกันออกไป

Payroll ต่างจาก Salary อย่างไร

โดยความหมายที่แท้จริงแล้ว Payroll และ Salary นั้นมีความหมายที่แตกต่างกันโดยสิ้นเชิง Salary คือ “เงินเดือน” ซึ่งหมายถึงอัตราค่าแรง ในชั่วโมงการทำงาน ที่ทางผู้ว่าจ้างและผู้ถูกจ้างได้ทำการตกลงกัน ก่อนที่จะเริ่มงาน ซึ่งมักจะมีรอบการจ่ายในทุกๆ รอบเดือน หรือตามรอบจ่ายที่ตกลงกัน ส่วน Payroll คือ “บัญชีเงินเดือน” ซึ่งจะเป็นการเก็บข้อมูล ตั้งแต่เวลาเข้าทำงาน รายได้ รายหัก ภาษีและค่าอื่นๆ และนำมาคำนวนเป็นรายจ่ายที่บริษัทจะต้องทำการจ่ายให้กับพนักงานแต่ละคนตามระยะเวลาที่ตกลงกัน

นอกจากนี้ โดยส่วนใหญ่แล้ว Salary มักเป็นการจ่ายแบบที่เจ้าของกิจการจ่ายเงินสด หรือทำการโอนเข้าบัญชีลูกจ้างโดยตรง แต่ในส่วนของ Payroll นั้น เจ้าของกิจการสามารถทำการขอใช้บริการจากธนาคาร เพื่อทำการส่งจ่ายเงินเดือนเข้าบัญชีพนักงานโดยอัตโนมัติ อีกวิธีที่จะสามารถรู้ได้ว่าได้รับค่าแรงเป็นแบบ Salary หรือ Payroll ก็คือ การดูที่รหัสในการทำรายการการโอนนั่นเอง

อดีหลักของการใช้ระบบ Payroll คือเรื่องความถูกต้องแม่นยำและเรื่องของความตรงต่อเวลาในการจ่ายเงินเดือน รวมถึงข้อดีต่างๆ อีกมากมาย ดังนี้:

ทำให้ HR ทำงานได้สะดวกขึ้น – โปรแกรม Payroll ถูกออกแบบมาเพื่อช่วยเพิ่มประสิทธิภาพให้กับการทำงานของฝ่ายบุคคล โดยจะช่วยลดความผิดพลาดที่อาจเกิดขึ้นจากการคำนวน โดยเฉพาะในส่วนของการหักและส่งจ่ายภาษี และช่วยให้แผนก HR สามารถบริหารจัดการเงินเดือนให้กับพนักงานแต่ละคน โดยเฉพาะในองค์กรใหญ่ๆ ได้ดีขึ้น

• จัดเก็บข้อมูลอย่างเป็นระบบ – ข้อมูลจะถูกรวบรวมไว้ในที่เดียวกัน ทำให้สามารถจัดเก็บได้อย่างเป็นระบบระเบียบ สามารถเรียกดูข้อมูลย้อนหลังได้อย่างรวดเร็วและแม่นยำ
• สามารถเลือกจ่ายเงินได้หลายรูปแบบ – สามารถกำหนดและแบ่งประเภทการจ่ายเงินพนักงาน ได้ทั้งแบบรายวัน รายสัปดาห์ หรือรายเดือน
• สิทธิประโยชน์ที่ได้รับจากธนาคาร – ธนาคารแต่ละแห่งจะมีสิทธิประโยชน์พิเศษ ให้กับลูกค้าที่ทำการเปิดบัญชี Payroll กับธนาคาร ซึ่งลูกค้าสามารถเลือกใช้บริการจากธนาคารที่ไว้วางใจได้ตามต้องการ
• เพิ่มความพึงพอใจให้กับพนักงาน – เพราะพนักงานสามารถวางแผนการเงินได้อย่างแม่นยำ ไม่ต้องกังวลเรื่องการจ่ายเงินเดือนล่าช้า นอกจากนี้ Payroll slip ก็คือหลักฐานที่พนักงานสามารถนำไปประกอบการยื่นขอสินเชื่อต่างๆ ได้ ซึ่งมีน้ำหนักกว่าการได้เงินเดือนแบบเงินสด

ประกอบการหลายคน ยังคงมองข้ามการใช้บัญชี Payroll ในการบริหารจัดการระบบการทำเงินเดือนของบริษัท แต่จริงๆ แล้ว Payroll คือวิธีการง่ายๆ ที่สามารถช่วยเพิ่มความน่าเชื่อถือให้กับองค์กรได้เป็นอย่างดี ทำให้องค์กรสามารถทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ ช่วยลดความเสี่ยงจากการคำนวนเงินเดือนผิดพลาด และช่วยอำนวยความสะดวกในการออกเอกสารที่เกี่ยวข้องกับการยื่นภาษี นอกจากนี้ยังช่วยเพิ่มความเชื่อมั่นให้กับพนักงานว่าจะได้ค่าแรงที่ถูกต้องและตรงตามเวลาที่ได้ตกลงกันไว้ การจ่ายค่าตอบแทนที่ตรงเวลาและเป็นไปตามเงื่อนไขข้อตกลงของกฎหมายแรงงาน ถือเป็นหนึ่งในงานสำคัญที่ทุกองค์กรควรต้องปฏิบัติอย่างเคร่งครัด มิฉะนั้นแล้วก็อาจสร้างความไม่พอใจให้กับพนักงาน ซึ่งอาจส่งผลกระทบต่อการทำงานของพนักงานในระยะยาวได้

ในปัจจุบันมีโปรแกรม Payroll หลากหลายรูปแบบให้เลือกใช้ ผู้ประกอบการจึงสามารถเลือกโปรแกรมตามความเหมาะสมของธุรกิจและขนาดขององค์กร ไม่ว่าจะเป็นองค์กรขนาดเล็ก กลาง หรือใหญ่ ก็สามารถใช้โปรแกรม Payroll ได้ เพราะโปรแกรม Payroll นั้นถูกออกแบบมาเพื่อช่วยเพิ่มประสิทธิภาพให้กับระบบการทำเงินเดือนของบริษัท และยังเป็นการเพิ่มสิทธิประโยชน์ที่พนักงานจะได้รับจากธนาคาร จากการถือบัญชีเงินเดือนอีกด้วย

สำหรับผู้ที่สนใจใช้บริการ Payroll สามารถติดต่อสอบถามข้อมูลเพิ่มเติมได้ที่ธนาคารกสิกรไทยทุกสาขา พร้อมรับสิทธิพิเศษมากมายจากโปรแกรม K-Payroll Benefits ทำเรื่อง Payroll ให้เป็นเรื่องง่ายลดความวุ่นวายของระบบการทำเงินเดือน ด้วยบริการโอนเงินแบบกลุ่มจาก K BIZ ที่จะช่วยให้คุณสามารถโอนเงินเข้าบัญชีพนักงานหลายๆ คนได้ในคำสั่งเดียว เข้าถึงการทำธุรกรรมออนไลน์ผ่านสมาร์ทโฟน เพิ่มความสะดวกสบายและความรวดเร็วในการทำธุรกรรม พร้อมรับสิทธิประโยชน์มากมาย เช่น สิทธิในการใช้งานโปรแกรมคำนวนบัญชีออนไลน์ฟรี 4 เดือน

ระบบบัญชีเงินเดือน หรือ Payroll คือทางเลือกในการบริหารจัดการระบบการทำเงินเดือน ที่ช่วยให้องค์กรสามารถทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ โดยโปรแกรม Payroll ช่วยลดภาระให้กับเจ้าของกิจการ ทำให้ HR ทำงานได้ง่ายขึ้น ลดความผิดพลาดที่เกิดจากการคำนวนรายได้-รายจ่ายของพนักงาน อำนวยความสะดวกในการทำเอกสารยื่นภาษี และทำให้พนักงานได้รับค่าแรงที่ถูกต้องและตรงเวลา พร้อมรับสิทธิพิเศษมากมายที่ธนาคารมีให้กับผู้ที่ถือบัญชี Payroll เรียกได้ว่าเป็นเครื่องมือชิ้นสำคัญที่เจ้าของธุรกิจทุกคนควรมี

สนใจบริการ Payroll สามารถติดต่อสอบถามข้อมูลเพิ่มเติมได้ที่ธนาคารกสิกรไทยทุกสาขา และอย่าลืมสมัครใช้บริการ K BIZ จากธนาคารกสิกรไทย ตัวช่วยทำธุรกรรมออนไลน์ที่ตอบโจทย์ทุกความต้องการของลูกค้าทุกคน