บิลเงินสดคืออะไร ใช้เป็นรายจ่ายทางธุรกิจ หรือคำนวณภาษีได้ไหม?
บิลเงินสด กับใบเสร็จรับเงิน อาจเป็นสิ่งที่คุ้นหูของใครหลายคนอยู่แล้วเพราะเป็นเอกสารที่อยู่ในชีวิตประจำวันอย่างหลีกเลี่ยงไม่ได้ในการจับจ่ายซื้อของแต่ละครั้ง หลายคนก็ได้เรียนรู้ถึงการใช้ใบเสร็จรับเงินเพื่อเป็นเอกสารยืนยัน นำไปเบิกเงิน หรือเป็นหลักฐานทางการเงินต่างๆ อย่างไรก็ตาม อีกคำหนึ่งที่อาจไม่แปลกนักแต่ก็ทำให้สับสนกันอยู่บ่อยๆ คือคำว่า บิลเงินสด บางคนเข้าใจว่าบิลเงินสดคือใบเสร็จรับเงิน แต่อันที่จริงแล้วบิลเงินสดคืออะไร สามารถนำมาเป็นรายจ่ายทางธุรกิจ หรือใช้คำนวณภาษีได้แบบเดียวกับใบเสร็จรับเงินหรือไม่ ทาง K BIZ จากธนาคารกสิกรไทยจะพาไปรู้จักกับบิลเงินสด และวิธีการใช้บิลเงินสดให้น่าเชื่อถือ
มาทำความรู้จักกับ บิลเงินสด
บิลเงินสด หรือ Cash Bill คือ เอกสารที่ผู้รับเงินได้ออกให้เพื่อเป็นหลักฐานยืนยันว่าได้รับการชำระเงินเรียบร้อยแล้ว ซึ่งเป็นจุดประสงค์แบบเดียวกันกับ ใบเสร็จรับเงิน หรือ Receipt โดยปกติแล้วการออกบิลเงินสดนั้นจะเขียนด้วยลายมือ และเขียนให้ทันทีหลังการชำระเงิน โดยที่บิลเงินสดมีข้อมูลที่ใช้เพื่อออกเป็นหลักฐานที่น้อยกว่าใบเสร็จรับเงิน ดังนั้น จึงอาจกล่าวได้ว่าการออกบิลเงินสดมีจุดประสงค์เพื่อเป็นหลักฐานในการรับชำระเงิน แต่ให้ความน่าเชื่อถือที่น้อยกว่าใบเสร็จรับเงิน
รายละเอียดสำคัญที่ต้องมีในบิลเงินสด
ถึงแม้ว่าการออกบิลเงินสดอาจให้ความน่าเชื่อถือที่น้อยกว่าการออกใบเสร็จรับเงิน แต่บิลเงินสดก็สามารถใช้เพื่อเป็นข้อมูลคำนวณรายจ่ายทางธุรกิจ หรือใช้เพื่อนำมาคำนวณภาษีได้ หากมีข้อมูลที่ครบถ้วนมากพอ โดยในการออกบิลเงินสด หรือการทำบิลเงินสดเพื่อให้เกิดความน่าเชื่อถือจะต้องมีข้อมูลดังต่อไปนี้
- รายละเอียดของผู้ขาย หรือผู้รับชำระเงิน ได้แก่ ชื่อ ที่อยู่ เลขประจำตัวผู้เสียภาษี
- รายละเอียดของผู้ซื้อ หรือผู้ชำระเงิน ได้แก่ ชื่อ ที่อยู่ เลขประจำตัวผู้เสียภาษี
- รายละเอียดของสินค้า หรือบริการ
- จำนวนเงิน หรือมูลค่าที่เกิดการซื้อขายของสินค้า หรือบริการ
- ลายมือชื่อผู้รับเงิน
- ลายมือชื่อผู้จ่ายเงิน
บิลเงินสดใช้เป็นค่าใช้จ่ายทางธุรกิจ หรือคำนวณภาษีได้ไหม?
เมื่อเกิดคำถามเรื่องความน่าเชื่อถือของบิลเงินสด จึงอาจเกิดการตั้งคำถามได้ว่าบิลเงินสด สามารถใช้เพื่อการคำนวณรายจ่ายทางธุรกิจ หรือใช้เพื่อคำนวณภาษีได้หรือไม่
ตามประมวลกฎหมายมาตร 65 (18) ได้ระบุไว้ว่า “รายจ่ายที่พิสูจน์ไม่ได้ว่าใครเป็นผู้รับ ได้แก่ รายจ่ายที่บริษัทหรือห้างหุ้นส่วนนิติบุคคลได้จ่ายไปจริงในการประกอบกิจการ แต่ไม่อาจหาตัวผู้รับ หรือหลักฐานการจ่ายเงินมาพิสูจน์เป็นที่ประจักษ์ได้ว่ามีการจ่ายรายจ่ายนั้นได้ โดยทั่วไปรายจ่ายทุกรายการ ต้องมีผู้รับ ซึ่งผู้รับต้องนำไปเสียภาษีเงินได้ต่อไป”
จึงอาจกล่าวได้ว่าถ้าบิลเงินสดไม่สามารถระบุผู้รับของรายจ่ายนั้นอย่างชัดเจนได้ บิลเงินสดจะไม่สามารถนำไปใช้เพื่อการคำนวณรายจ่ายทางธุรกิจ หรือคำนวณภาษีได้ จุดที่สำคัญในการใช้บิลเงินสดจึงเป็นความครบถ้วน และน่าเชื่อถือของข้อมูลผู้รับของรายจ่าย
หากจัดทำบิลเงินสดด้วยข้อมูลที่ละเอียดให้มากที่สุด พร้อมการลงลายมือชื่อ และแนบสำเนาบัตรประจำตัวประชาชนของผู้รับเงินของรายจ่ายนั้นก็จะช่วยให้บิลเงินสดได้รับการยอมรับในการคำนวณรายจ่ายทางธุรกิจหรือการคำนวณภาษีได้มากขึ้น
วิธีทำให้บิลเงินสดมีความน่าเชื่อถือมากขึ้น
อย่างไรก็ตาม เนื่องจากบิลเงินสดเป็นสิ่งที่เขียนขึ้นด้วยลายมือ จึงทำให้มีความน่าเชื่อถือน้อย เพราะไม่สามารถระบุหลักฐานว่าใครเป็นผู้เขียน หรือไม่สามารถยืนยันการเกิดธุรกรรมการเงินนั้นได้ แต่ในการทำบิลเงินสดก็สามารถออกบิลเงินสดให้มีความน่าเชื่อถือ และมีหลักฐานเพียงพอต่อการนำไปใช้คำนวณรายจ่ายทางธุรกิจ หรือการคำนวณภาษีได้ โดยควรมีหลักฐานเพิ่มเติมประกอบบิลเงินสด ซึ่งต้องมีการพิจารณาเป็นกรณีไป ดังนี้
เอกสารใบสำคัญรับเงิน
เอกสารใบสำคัญรับเงิน คือ เอกสารที่ใช้เมื่อผู้รับเงินมีเหตุผลที่ไม่สามารถออกใบเสร็จรับเงิน หรือบิลเงินสดอย่างถูกต้องให้ได้ แต่สามารถลงลายมือชื่อเพื่อยืนยันเป็นผู้รับเงินได้ โดยการออกเอกสารใบสำคัญรับเงินจะต้องมีข้อมูลคือ
- วัน เดือน ปี ที่ออกใบสำคัญรับเงิน
- ชื่อ ที่อยู่ และเลขประจำตัวผู้เสียภาษีของผู้รับเงิน
- รายละเอียดของสินค้า หรือบริการ
- จำนวนเงิน หรือมูลค่าของสินค้า หรือบริการ
- ลายมือชื่อผู้รับเงิน
- ลายมือชื่อผู้จ่ายเงิน
ส่วนที่สำคัญในการลงลายมือชื่อสำหรับการออกใบสำคัญรับเงิน คือ การแนบสำเนาบัตรประจำตัวประชาชนของผู้รับเงินด้วย
เอกสารใบรับรองใบสำคัญรับเงิน
เอกสารใบรับรองใบสำคัญรับเงิน คือ เอกสารที่ใช้เมื่อกิจการได้จ่ายเงินเพื่อซื้อสินค้า หรือบริการเบ็ดเตล็ด หรือเป็นจำนวนเงินเล็กน้อย เช่น ค่าขนส่งเมสเซนเจอร์ ค่าเดินทาง ซึ่งไม่สามารถออกบิลเงินสด หรือใบเสร็จรับเงินอย่างถูกต้องได้ จึงต้องให้พนักงานกิจการนั้นเป็นผู้รับรองการจ่ายเงิน โดยในเอกสารใบรับรองใบสำคัญรับเงินจะต้องมีข้อมูลคือ
- ชื่อของบริษัท หรือห้างหุ้นส่วนจำกัด หรือชื่อของผู้ที่ซื้อ หรือได้รับบริการนั้น
- วัน เดือน ปี ที่เกิดการซื้อขายสินค้า และบริการ
- รายละเอียดของสินค้า และบริการที่ซื้อขาย
- จำนวนเงิน หรือมูลค่าของสินค้า หรือบริการที่ซื้อขาย
- ชื่อของผู้เบิกจ่าย และตำแหน่งของผู้เบิกจ่าย
- ลายมือชื่อผู้เบิกจ่าย
- ลายมือชื่อผู้อนุมัติ
หลักฐานสลิปการโอนเงิน
หลักฐานสลิปการโอนเงิน หรือ Transfer Slip คือ เอกสารที่เป็นหลักฐานยืนยันการจ่ายเงินผ่านทางการทำธุรกรรมออนไลน์ เช่น การโอนเงินผ่านการแสกนคิวอาร์โค้ด หรือการโอนเงินผ่านทาง Mobile Banking ซึ่งจะต้องมีหลักฐานสลิปการโอนเงินที่มีข้อมูล ดังนี้
- ชื่อ และเลขบัญชีของผู้โอน หรือผู้จ่าย
- ชื่อ และเลขบัญชีของผู้รับเงิน
- จำนวนเงิน
- วันที่ และเวลาในการโอนเงิน
ทำบิลเงินสดออนไลน์ได้หรือไม่?
บิลเงินสดเป็นเอกสารที่เขียนด้วยลายมือบนกระดาษ จึงมักเกิดปัญหา เช่น การเขียนข้อมูลที่ไม่ครบถ้วน หรือความยากลำบากในการอ่านลายมือ รวมไปถึงข้อมูลอาจสูญหาย และตกหล่นได้ง่าย หลายคนจึงอาจมีข้อสงสัยว่าแล้วบิลเงินสดสามารถทำเป็นบิลเงินสดออนไลน์ เพื่อลดปัญหาเหล่านั้นได้หรือไม่ คำตอบคือ ได้ บิลเงินสดสามารถออกเป็นแบบออนไลน์ได้ แต่ที่สำคัญ คือ ความครบถ้วนของข้อมูล การลงลายมือชื่อของผู้รับเงินที่สามารถให้การรับรองได้ และการแนบสำเนาบัตรประจำตัวประชาชนของผู้รับเงินให้ชัดเจนด้วย
บิลเงินสด กับ ใบเสร็จรับเงิน ต่างกันอย่างไร?
เมื่อดูที่จุดประสงค์ของการใช้บิลเงินสด และใบเสร็จรับเงินแล้ว เอกสารทั้งสองอย่างใช้เพื่อเป็นหลักฐานรับรองการชำระเงินเหมือนกัน แต่ข้อที่ทำให้เกิดความแตกต่างของบิลเงินสด และใบเสร็จรับเงินมีอยู่ด้วยกัน 3 ข้อหลัก คือ
-
รูปแบบของใบเสร็จรับเงินจะเป็นการพิมพ์ โดยมีข้อมูลที่ละเอียดชัดเจน ที่สำคัญคือในการออกใบเสร็จรับเงินจะเกี่ยวข้องกับการออกใบกำกับภาษี หรือเอกสารที่ผู้จดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่มออกให้แก่ผู้ที่ซื้อสินค้า หรือบริการ เพื่อแสดงการจ่ายภาษี และเป็นหลักฐานการซื้อขาย ซึ่งหากมีความชัดเจนของใบเสร็จรับเงิน จึงจะทำให้เกิดการยอมรับจากสรรพากรเมื่อนำไปจัดการเรื่องภาษีได้มากกว่า ส่วนรูปแบบของบิลเงินสดนั้นมักเป็นการเขียนด้วยลายมือบนกระดาษเล่มบิลเงินสด ซึ่งพิสูจน์ได้ยากว่าเขียนโดยใคร และเกิดการซื้อขายรับเงินขึ้นจริงหรือไม่ จึงทำให้เกิดความน่าเชื่อถือต่อสรรพากรน้อยกว่า
-
ความครบถ้วนของข้อมูล ในการออกใบเสร็จรับเงินจะบังคับใส่ข้อมูลที่ครบถ้วนมากกว่า ทั้งรายละเอียดที่อยู่ของบริษัท หรือห้างหุ้นส่วนจำกัด หรือข้อมูลของผู้เสียภาษี ส่วนบิลเงินสดนั้น เนื่องจากเขียนด้วยลายมือขึ้นใหม่ในแต่ละครั้งของการซื้อขาย จึงเกิดการกรอกไม่ครบถ้วนได้ง่าย
-
มูลค่าของสินค้า และบริการ การออกใบเสร็จรับเงินจะต้องมีมูลค่ามากกว่า 100 บาทขึ้นไปตามที่สรรพากรได้กำหนดไว้ แต่บิลเงินสดนั้นไม่มีข้อจำกัด ร้านค้าปลีกที่มีการซื้อขายสินค้ามูลค่าไม่มาก หรือการใช้จ่ายเบ็ดเตล็ดจึงมักใช้บิลเงินสด
บิลเงินสดคือเอกสารที่ออกเพื่อเป็นหลักฐานในการซื้อขาย โดยมีจุดประสงค์เช่นเดียวกันกับใบเสร็จรับเงิน แต่ความแตกต่างของบิลเงินสด และใบเสร็จรับเงิน คือ ความน่าเชื่อถือ เพราะใบเสร็จรับเงินจะมีข้อมูลที่ละเอียดครบถ้วน และมีความชัดเจนกว่าการเขียนด้วยลายมือบนบิลเงินสดที่อาจเกิดความผิดพลาด หรือตกหล่นของข้อมูลได้ ที่สำคัญคือการออกใบเสร็จรับเงินจะได้รับการยอมรับจากสรรพากรในการคำนวณรายจ่ายทางธุรกิจ หรือการคำนวณภาษีมากกว่า เพราะสามารถตรวจสอบข้อมูลของผู้รับเงินในการซื้อขายนั้นได้อย่างชัดเจน แต่บิลเงินสดอาจเกิดการพิสูจน์ผู้รับเงินได้ยาก
อย่างไรก็ตาม บิลเงินสดก็ยังสามารถใช้เพื่อคำนวณรายจ่ายทางธุรกิจ หรือคำนวณภาษีกับทางสรรพากรได้หากมีข้อมูลของผู้รับที่ครบถ้วนเพียงพอ ประกอบกับการลงลายมือชื่อ และแนบสำเนาบัตรประจำตัวประชาชน โดยบิลเงินสดสามารถออกแบบออนไลน์ เพื่อความสะดวกสบาย และลดปัญหาเรื่องความไม่ชัดเจนของลายมือที่อาจเกิดขึ้นได้ หากยังมีความกังวล หรือมีข้อสงสัยในเรื่องของการทำธุรกรรมการเงินในธุรกิจ K BIZ จากกสิกรไทยสามารถเป็นตัวช่วยในการทำธุรกิจอย่างครบครัน ทั้งบริการโอนเงิน และการทำธุรกรรมทางการเงินที่น่าไว้วางใจ นอกจากนี้ ยังมีฟีเจอร์ E-Slip ที่เป็นตัวช่วยในการตรวจสอบการทำรายการโอนเงิน รายละเอียดการชำระเงิน จำนวนเงิน วันที่ เวลาทำการ ชื่อร้าน และชื่อเจ้าของบัญชี โดยสามารถทำได้ง่ายๆ เพียงการสแกนคิวอาร์โค้ดตรวจสอบสลิปออนไลน์ของลูกค้า เหมาะมากกับการทำบิลเงินสดออนไลน์ที่ต้องมีการเก็บสลิปเป็นหลักฐานในการชำระเงิน เพื่อนำไปเป็นเอกสารประกอบการคำนวณรายจ่ายทางธุรกิจ
สามารถดูรายละเอียดการโอน เติม จ่าย ที่รองรับการโอนทุกรูปแบบ ชำระค่าใช้จ่ายธุรกิจ ไม่ว่าจะเป็นสินค้าและบริการ เติมเงินมือถือ และค่าสาธารณูปโภค ได้ที่นี่ คลิก
สนใจบทความที่เกี่ยวข้อง
คลิกเลย
