จบปัญหา! ซัพพลายเออร์แบบ Win - Win

ฝ่าด่านวิกฤตซัพพลายเออร์

การระบาดหนักของ COVID-19 ทำให้ซัพพลายเออร์ซึ่งเป็นแหล่งที่มาของวัตถุดิบ ไม่ว่าจะเป็นซัพพลายเออร์ในประเทศ หรือคู่ค้าต่างประเทศก็ดี บ้างก็หยุดดำเนินงานเพื่อความปลอดภัย บ้างก็ผลิตได้ไม่เต็มกำลัง ทำให้ส่งสินค้าได้ไม่เต็มจำนวน แถมส่งได้ล่าช้าอีกด้วย

หากปล่อยปัญหาทิ้งไว้ โดยไม่มีการวางแผนรับมือ ธุรกิจของคุณอาจพลอยได้รับผลกระทบไปด้วย ดังนั้น เพื่อช่วยลดผลกระทบและหลีกเลี่ยงความเสียหายที่อาจจะเกิดขึ้นได้ สิ่งที่คุณควรทำ ได้แก่

• มองหาซัพพลายเออร์ที่มีศักยภาพในการแก้ปัญหาได้ตรงจุด สามารถกระจายสินค้าได้ทันกำหนด และมีความน่าเชื่อถือ จึงเป็นเกณฑ์ในการคัดเลือกคู่ค้าในช่วงเวลาเช่นนี้ เพิ่มเติมจากในยามปกติที่มักจะพิจารณาด้านต้นทุนและคุณภาพเป็นหลัก
• กระจายความเสี่ยงโดยใช้ซัพพลายเออร์หลายรายและจากหลากหลายแหล่ง ทั้งในและนอกประเทศ
• เลือกจัดหาวัตถุดิบและสินค้าจากซัพพลายเออร์ที่มีมาตรการป้องกัน COVID-19 ในทุกขั้นตอนของการปฏิบัติงาน
• ทำงานร่วมกับซัพพลายเออร์อย่างใกล้ชิด เช่น แชร์ข้อมูลยอดขายแต่ละวันและคำสั่งซื้อล่วงหน้าของลูกค้า เพื่อให้ซัพพลายเออร์นำข้อมูลไปใช้วางแผนการผลิต เพื่อให้ส่งของได้ทันเวลาและได้ตามจำนวนที่ต้องการ
• เพื่อไม่ให้สต็อกเกิดปัญหา ควรตรวจสอบว่า สินค้าใดจะได้รับผลกระทบมากที่สุด โดยทำการประเมินความเสี่ยงจากสถานการณ์ของซัพพลายเออร์ เช่น มีวัตถุดิบ ชิ้นส่วนอะไรที่ต้องนำเข้ามาจากประเทศที่มีความเสี่ยงหรือไม่ และบริษัทมีคู่ค้าอื่นๆ ที่สามารถทดแทนได้หรือไม่

เจรจาให้ได้แบบ Win-Win

นอกจากการวางแผนรับมือวิกฤตซัพพลายเออร์แล้ว การเจรจากับซัพพลายเออร์ภายใต้สถานการณ์ที่ไม่แน่นอน อาจต้องใช้เทคนิคบางอย่างที่ต่างจากสถานการณ์ปกติ มาดูวิธีเจรจาต่อรองที่ดี เพื่อให้ธุรกิจเดินหน้าได้แบบ Win-Win

1. พูดคุยให้รู้ถึงความต้องการของแต่ละฝ่าย
   นอกจากนำเสนอความต้องการของตัวเองแล้ว ไม่ว่าจะเป็นเรื่องการลดต้นทุน เครดิตเทอม ระยะเวลาในการจ่าย หรือปริมาณการซื้อที่อาจจะน้อยกว่าเดิม คุณยังต้องรู้ถึงความต้องการของฝั่งซัพพลายเออร์ด้วยว่าเขาต้องการอะไร เพื่อหาจุดตรงกลางที่ทั้งสองฝ่ายสามารถได้ประโยชน์ร่วมกัน
   Win-Win : เทคนิครับฟังปัญหาคู่ค้า ช่วงที่มีความผันผวนเช่นนี้ การรับฟังและเข้าใจถึงปัญหาของทางคู่ค้า จะช่วยทำให้ตกลงกันได้ง่ายขึ้น และเห็นถึงศักยภาพของซัพพลายเออร์ว่าสามารถทำได้ตามที่เราต้องการหรือไม่
2. รู้ลิมิตว่าไปต่อหรือพอได้แค่ไหน
   เป็นเรื่องปกติของการเจรจาที่ผลออกมามักไม่เป็นไปตามเป้าหมายทุกประการ ดังนั้น ต้องเข้าใจก่อนว่าเส้นกำหนดของข้อตกลงของแต่ละฝั่งคืออะไร ซึ่งเราต้องรู้เส้นของตัวเองให้ชัดเจนก่อนว่า ถอยได้ถึงจุดไหน และซัพพลายเออร์เองสามารถถอยได้ถึงจุดไหน เพื่อหาตรงกลางที่ยอมรับได้ระหว่างกัน
   Win-Win : เทคนิคยืดหยุ่นแบบมีจุดยืน ช่วงที่สถานการณ์ไม่แน่นอน ความยืดหยุ่นแบบมีจุดยืนที่ทั้งสองฝ่ายต่างไม่เสียเปรียบในการทำธุรกิจถือเป็นเรื่องสำคัญ
3. สรุปผลให้ชัดเจน
   เมื่อทุกฝ่ายได้แลกเปลี่ยนความคิดเห็นและสิ่งที่ต้องการแล้ว จะเริ่มเห็นจุดที่แต่ละฝ่ายเห็นพ้องหรือเห็นต่างระหว่างกัน ซึ่งควรทำการสรุปผลออกมาให้ชัดเจน เพื่อไม่ให้เกิดความคลาดเคลื่อนหรือเข้าใจผิดได้
   Win-Win : เทคนิคสรุปผลเป็นรูปธรรมการสรุปผลควรนำเสนอแนวทางที่เป็นรูปธรรม เช่น มีทางออกแบบไหนได้บ้าง แต่ละแบบจะมีผลลัพธ์อย่างไร เพื่อให้ได้ผลที่น่าพอใจทั้งสองฝ่าย

มัดใจคู่ค้าให้อยู่หมัด

ในสถานการณ์ปัจจุบัน หากรักษาสายสัมพันธ์กับคู่ค้า หรือซัพพลายเออร์เก่าไว้ได้ จะช่วยลดความเสี่ยงลง โดยเฉพาะคู่ค้าในต่างประเทศ การจะหาคู่ค้าใหม่ที่ไม่เคยรู้จักเลย อาจเสี่ยงเกินไปสำหรับตอนนี้ ดังนั้น ถ้ามีมิตรแท้อยู่กับตัวแล้ว จงรักษาไว้ให้ดี และนี่คือวิธีง่ายๆ ในการมัดใจซัพพลายเออร์

• ติดต่อสื่อสารอยู่เสมอ
  การสื่อสารและติดต่อกับซัพพลายเออร์อยู่เสมอเป็นสิ่งสำคัญ ไม่ว่าจะเป็นทางโทรศัพท์ อีเมล หรือประชุมออนไลน์ เพื่อรับรู้ถึงสถานการณ์ ปัญหาและอุปสรรคของซัพพลายเออร์ที่เผชิญอยู่ นับเป็นการแสดงออกถึงความใส่ใจที่พร้อมจะร่วมมือกันหาทางออก โดยไม่ปล่อยให้อีกฝั่งต้องตกอยู่ในช่วงเวลาที่ยากลำบากเพียงลำพัง
• รักษาคำพูด
  การรักษาคำพูดและทำตามเงื่อนไขตามที่ตกลงไว้สำคัญเสมอ โดยเฉพาะเรื่องการชำระเงิน เป็นสิ่งที่มองข้ามไม่ได้ ซึ่งปัจจุบันการชำระเงินให้คู่ค้า โดยเฉพาะในต่างประเทศ สามารถทำได้ผ่านระบบธนาคารที่มีบริการออนไลน์ช่วยให้การค้าขายต่างประเทศนั้นสะดวก รวดเร็ว และปลอดภัย ซึ่งเป็นอีกวิธีมัดใจคู่ค้าได้อยู่หมัด