อุดรูรั่วการเงิน สยบปัญหาธุรกิจติดหล่ม

ไม่ว่าจะกิจการเอสเอ็มอี หรือธุรกิจค้าขายออนไลน์เล็กๆ โอกาสที่จะเกิดรูรั่วทางการเงิน สามารถเกิดขึ้นได้ไม่ต่างกัน เพราะบางครั้งการที่เงินรั่วไหลออกจากธุรกิจโดยไม่รู้ตัว อาจเกิดจากจุดเล็กๆ เพียงจุดเดียวที่คิดว่าไม่น่าเป็นปัญหา แต่กลับเป็นสาเหตุสำคัญที่สร้างรอยร้าวให้ธุรกิจได้
มาดูกันว่า ต้นตอของรูรั่วทางการเงินในธุรกิจมาจากไหนได้บ้าง แล้วจะมีวิธีอุดรูรั่วเหล่านั้นได้อย่างไร

ไม่เรียนรู้การทำบัญชีรายรับ-รายจ่าย

ผู้ประกอบการหลายคนมองข้ามเรื่องนี้ไป ถ้าเป็นเอสเอ็มอีมักจะคิดว่า ปล่อยให้เป็นหน้าที่ของพนักงานบัญชีดูแล รอดูแค่สรุปยอดสุดท้ายว่ากำไรหรือขาดทุนเท่านั้น หรือกรณีที่เป็นธุรกิจขนาดเล็ก ขายออนไลน์แบบบุคคลธรรมดา มักจะละเลยการทำบัญชีด้วยเหตุผลที่ว่า ทำไม่เป็น ไม่มีความรู้ หรือธุรกิจเล็กๆ ไม่ต้องทำก็ได้ ดังนั้น ไม่ว่าจะเป็นผู้ประกอบการกลุ่มไหน หากละเลยเรื่องบัญชีรายรับ-รายจ่าย โอกาสที่จะเกิด
รูรั่วในธุรกิจก็มีสูง

รู้หรือไม่?

มีตัวเลขน่าสงสัยหรือไม่?

สำหรับเอสเอ็มอีแม้จะมีคนคอยจดบันทึกตัวเลขทางการเงินหรือทำบัญชีให้ แต่เจ้าของธุรกิจเองต้องสามารถเข้าใจถึงตัวเลขเหล่านั้นด้วยว่า เงินเข้ามาได้อย่างไร ใช้ออกไปอย่างไร เป็นตัวเลขที่ดูปกติหรือมีอะไรผิดแปลกไปหรือไม่ ที่สำคัญ หากมีอะไรผิดสังเกตต้องสามารถสืบสาวข้อมูลย้อนกลับไปได้ เพื่อหาสาเหตุที่แท้จริงว่าเกิดอะไรขึ้นกับตัวเลขทางบัญชี

รู้หรือไม่?

บันทึกความเคลื่อนไหวเงินเข้า-ออก

ส่วนธุรกิจออนไลน์ หรือธุรกิจแบบบุคคลธรรมดา ที่อาจจะไม่ได้มีการทำบัญชีอย่างชัดเจนหรือครบถ้วน สามารถใช้วิธีการ “จดบันทึก” แบบง่ายๆ ได้ ยกตัวอย่าง

การรับเงิน สิ่งที่ต้องจด มีตั้งแต่ วันที่รับเงิน ชื่อลูกค้า จำนวนเงินที่ได้รับ และรูปแบบการรับเงิน เช่น เงินสด เงินโอน หรือเช็ค เป็นต้น สิ่งสำคัญคือ ต้องบันทึกทุกรายการ เพื่อป้องกันเงินสดสูญหาย

การจ่ายเงิน สิ่งสำคัญคือ การขอใบเสร็จทุกครั้ง เพื่อเก็บเป็นหลักฐาน ซึ่งในใบเสร็จจะมีการระบุข้อมูลอยู่แล้วว่า จ่ายวันไหน รายการอะไร จำนวนเท่าไร หรือถ้าเป็นการจ่ายเล็กๆ น้อยๆ ที่ยากต่อการขอใบเสร็จ ให้บันทึกการจ่ายเงินไว้ในสมุดเงินสดย่อยแทนได้

มองไม่เห็นค่าใช้จ่ายที่ไม่จำเป็นหรือต้นทุนแฝง

หลายต่อหลายครั้งที่เงินในธุรกิจหายไป เพราะมีค่าใช้จ่ายที่คาดไม่ถึงเกิดขึ้น ซึ่งค่าใช้จ่ายที่ว่านี้มักจะมาในรูปแบบต่างๆ เช่น อาจมาในรูปของสินค้าล้าสมัย ทำให้เกิดค่าใช้จ่ายเพิ่มขึ้นในด้านพื้นที่จัดเก็บและค่าคนเฝ้าของ ค่าเสียเวลาต่างๆ ในการเดินทาง หรือการติดต่อสื่อสาร
รวมถึงค่าใช้จ่ายเบ็ดเตล็ด ซึ่งเป็นสิ่งที่
ผู้ประกอบการต้องมองให้ออก หากไม่อยากมีรูรั่วทางการเงิน หรือแม้กระทั่งเรื่องของภาษีต่างๆ
มีผู้ประกอบการจำนวนมากที่ดำเนินการเรื่องภาษีๆ
ไม่ถูกต้อง จนเป็นเหตุให้ต้องเสียค่าปรับย้อนหลัง

รู้หรือไม่?

อะไรคือสิ่งที่ไม่จำเป็น?

ใช้วิธีการทำลิสต์รายการค่าใช้จ่ายออกมา โดยเรียงลำดับความสำคัญ เพื่อให้เห็นชัดว่า ควรเริ่มต้นตัดค่าใช้จ่ายจากส่วนไหนก่อน โดยเฉพาะการพิจารณาตัดค่าใช้จ่ายส่วนที่ไม่จำเป็นกับสถานการณ์ปัจจุบัน เช่น ค่าน้ำมันรถสำหรับเดินทางไปเจอลูกค้า เพราะคนส่วนใหญ่
Work from home เป็นต้น

รู้หรือไม่?

ทำผิดพลาดเรื่องภาษีหรือไม่?

ภาษี เป็นอีกประเด็นที่กลายเป็นรูรั่วให้ธุรกิจได้ หากเป็นเอสเอ็มอีที่จดทะเบียนนิติบุคคล ความผิดพลาดในเรื่องของภาษีอาจเกิดขึ้นได้ยากกว่าธุรกิจแบบบุคคลธรรมดา ที่อาจจะไม่มีความรู้ หรือไม่ได้ติดตามข่าวสารด้านภาษีใหม่ๆ

ยกตัวอย่าง ภาษี e-Service หรือ ภาษีมูลค่าเพิ่ม (VAT) ที่กรมสรรพากรเรียกเก็บจากแพลตฟอร์มดิจิทัลต่างชาติ ซึ่งมีผลตั้งแต่วันที่ 1 กันยายนที่ผ่านมา ซึ่งภาษีดังกล่าวนี้มีผลกระทบต่อผู้ประกอบการไทยด้วยเช่นกัน ที่เห็นชัดเจนคือ แพลตฟอร์ม Facebook ผู้ประกอบการไทยที่ซื้อโฆษณาบน Facebook ต้องจ่ายภาษีมูลค่าเพิ่ม 7% หากเป็นธุรกิจที่จด VAT อยู่แล้ว จะไม่ได้รับผลกระทบ แต่สำหรับธุรกิจที่ไม่ได้มีการจด VAT เช่น ธุรกิจออนไลน์เล็กๆ กลายเป็นว่าจะมีต้นทุนเพิ่มขึ้นจากการซื้อโฆษณาบน Facebook เป็นต้น

ไม่เคยจับตาการทุจริตของพนักงาน

จะด้วยความไว้ใจหรือไม่เคยสังเกตพฤติกรรม
ลูกน้อง อาจทำให้ธุรกิจต้องสูญเงินจากการถูกพนักงานทุจริตปีปีหนึ่งคิดเป็นมูลค่ามหาศาล ซึ่งวิธีการทุจริตนั้นก็มีให้เห็นหลายรูปแบบด้วยกัน พื้นฐานสุดคือ การขโมยเงินสด ยักยอกสินค้า หรืออาจจะมีกลโกงๆ
รูปแบบอื่นๆ เช่น
การบันทึกยอดขายไม่ตรงกับความเป็นจริง

รู้หรือไม่?

มีใครส่อแววบ้างไหม?

ในฐานะเจ้าของต้องคอยสังเกตพฤติกรรมลูกน้องว่ามีอะไรเปลี่ยนไปหรือไม่ ดูร้อนเงินหรือเปล่า ที่สำคัญอย่าฝากเรื่องการเงินไว้กับคนเพียงคนเดียว ควรตั้งคนดูแลแต่ละฝ่ายแยกออกจากกัน เช่น จัดซื้อ เช็กสต็อก ชำระเงิน และจัดส่งสินค้า เพื่อให้สามารถคานอำนาจและ
ตรวจสอบซึ่งกันและกันได้ หรือหากมีคนไม่พอ เจ้าของธุรกิจควรลงมาดูแลเรื่องการชำระเงินให้ละเอียดรอบคอบด้วยตัวเอง

เมินการใช้ตัวช่วยดิจิทัล

ผู้ประกอบการหลายคน ทั้งเอสเอ็มอีหรือธุรกิจออนไลน์ มักจะมองว่า เทคโนโลยีหรือระบบดิจิทัล คือ การลงทุนที่จะเพิ่มค่าใช้จ่ายให้ธุรกิจ จึงเลือกทำงานแบบ Manual มองข้ามการใช้ระบบที่ช่วยดูแลความปลอดภัยด้านการเงิน

รู้หรือไม่?

เครื่องมือไหนช่วยตอบโจทย์ได้บ้าง?

ปัจจุบันมีเทคโนโลยีและแอปพลิเคชันที่สามารถช่วยให้การบริหารจัดการด้านการเงินและรับรู้ความเคลื่อนไหวของรายรับ-รายจ่ายได้ดีขึ้น ไม่ว่าจะเป็นเครื่อง POS ระบบจัดการหน้าร้าน หรือการทำธุรกรรมออนไลน์ ที่สามารถกำหนดได้ว่า พนักงานคนไหนสามารถจัดการด้านการเงินในส่วนใดได้บ้าง อีกทั้งยังสามารถเรียกดูข้อมูลทางการเงินได้อย่างสะดวกและปลอดภัยอีกด้วย ซึ่งการเลือกใช้ตัวช่วยดิจิทัลที่เหมาะสม สามารถที่จะช่วยอุดรูรั่วการเงินของธุรกิจ
ได้อย่างดี