แชร์เทคนิค 'บริหารเวลา' อย่างมีประสิทธิภาพ ฉบับผู้ประกอบการ

การมีพื้นที่พร้อมแผนการทำงานที่เป็นระเบียบ จะสามารถปรับปรุงประสิทธิภาพการทำงานได้อย่างมีนัยสำคัญ เริ่มต้นจากพื้นที่รอบข้างบริเวณที่คุณจะนั่งทำงาน เคลียร์สิ่งของที่ไม่จำเป็นออกไป และจัดระเบียบของสำคัญให้อยู่เป็นที่เป็นทาง ส่วนถ้ามีเอกสารกองมหึมาก็เปลี่ยนให้เป็นไฟล์ดิจิทัลเพื่อเพิ่มให้พื้นที่บนโต๊ะมีที่ว่างมากขึ้น

‘แผนงาน’ ที่มีการเตรียมเอาไว้ล่วงหน้า จะทำให้รู้สถานการณ์และงานที่ต้องทำให้เสร็จก่อน - หลัง อาจลองใช้วิธีการตั้งเป้าหมายแบบ SMART สร้างลิสต์งานสักห้าอย่างที่ต้องการทำให้สำเร็จภายในสัปดาห์ อธิบายรายละเอียดของแต่ละงาน จากนั้นมุ่งเน้นไปที่การทำงานให้สำเร็จทีละอย่าง

สุดท้ายคือการตระหนักรู้ถึงรสนิยมการทำงานของตัวเองว่าช่วงเวลาไหนที่ ‘มีความกระตือรือร้นเป็นพิเศษ’ บางคนอาจจะรู้สึกมีพลังในช่วงเช้า ในขณะที่อีกหลายคนก็มักที่จะชอบลุยงานช่วงดึก การจัดระเบียบพื้นที่และวางแผนการทำงานในช่วงเวลาที่พร้อมที่สุด จะส่งผลให้ Task ที่ยุ่งเหยิงถูกขจัดออกไปได้ในไม่กี่ชั่วโมง

เป็นเรื่องปกติที่เมื่อเริ่มต้นทำธุรกิจ หน้าที่ทุกอย่างจะตกเป็นความรับผิดชอบของคุณ แน่นอนว่าในฐานะผู้ประกอบการย่อมยินดี และพร้อมที่จะทำทุกอย่างเพื่อให้ก้าวไปถึงเป้าหมาย แต่เมื่อธุรกิจเติบโตขึ้น เวลาก็จะยิ่งมีมูลค่ามากขึ้นเช่นกัน ‘การมอบหมายงาน’ จึงเป็นสิ่งสำคัญที่จะช่วยดึงเวลาที่คุณจะสามารถนำไปใช้กับสิ่งที่จำเป็นมากกว่ากลับมา อาจจะจ้างพนักงานเข้ามาช่วยเพื่อให้ธุรกิจไปต่อได้ หรือถ้าหากยังไม่พร้อม ก็หันไปใช้บริการฟรีแลนซ์ หรือผู้ให้บริการงานด้านต่าง ๆ เพื่อที่งานจะได้ไม่มากองอยู่ที่คุณเพียงคนเดียวและทำให้ทุกอย่างช้าไปหมด

ขั้นแรกเริ่มจากตัดสินใจก่อนว่า งานอะไรบ้างที่คุณไม่จำเป็นต้องลงมือทำด้วยตนเองอีกต่อไป อาจจะเป็นงานที่ไม่ถนัด หรืองานที่คุณมักจะผัดวันประกันพรุ่งเมื่อต้องทำ แล้วมองหาผู้เชี่ยวชาญในงานด้านนั้น ๆ เข้ามารับช่วงต่อแทน

80% ของผลลัพธ์ จะมาจากความพยายามเพียง 20% ที่ถูกมุ่งเน้นไปยังงานที่ให้ผลตอบแทนสูงที่สุด กล่าวคือให้คุณโฟกัสไปยังงานที่จะส่งผลกระทบต่อธุรกิจสูงที่สุดก่อนเสมอ เพราะคุณอาจมีลิสต์งานมากมายที่ดูจะสำคัญไปซะหมด แต่ลองชั่งน้ำหนักดูก่อนว่า สิ่งที่กำลังจะลงมือทำตอนนี้มันสร้างความแตกต่าง หรือการเปลี่ยนแปลงได้เดี๋ยวนี้เลยหรือเปล่า

เช่น คุณจำเป็นต้องทำคอนเทนต์เพื่อสร้างแบรนด์ แต่ในขณะที่เดือนนี้ยอดขายยังไม่ขยับ สิ่งที่คุณควรทำคือพักงาน Branding เอาไว้ แล้วไปโฟกัสในการทำโฆษณาเพื่อหายอดขายก่อนสิ้นเดือนจะดีกว่า

เทคนิคนี้จะช่วยให้คุณจัดลำดับความสำคัญของงานได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น เพราะนี่ไม่ใช่การวัดระดับความสำคัญจากเนื้องาน แต่เป็นการวัดจากผลลัพธ์ที่งานชิ้นนั้นมอบให้

แม้ว่าการทำงานหลายอย่างพร้อมกันจะดูเหมือนเป็นทักษะแห่งยุคที่ใคร ๆ ก็อยากมีความสามารถนี้ แต่นี่ไม่ใช่วิธีที่ดีในการทำงานให้สำเร็จได้อย่างมีประสิทธิภาพ เพราะสมองต้องใช้เวลาสักครู่ในการปรับโฟกัสใหม่ในทุกครั้งที่คุณสลับไปทำอย่างอื่น ส่งผลให้คุณทำงานได้น้อยลงและมีโอกาสเกิดข้อผิดพลาดมากขึ้น

สิ่งที่ควรทำหลังจากจัดระเบียบลิสต์งานที่ต้องสะสางแล้ว ให้จดจ่อกับสิ่งใดสิ่งหนึ่งในแต่ละครั้ง โดยอาจจะกำหนดระยะเวลาให้ชัดเจน เช่น ช่วง 9.00 - 10.00 จะไล่อ่าน และตอบอีเมลของเมื่อวานทั้งหมด 10.00 - 12.00 จะเคลียร์ออเดอร์ที่ต้องส่งให้วันนี้ให้เสร็จ เป็นต้น การที่ไม่สลับไปมาระหว่างงานที่ทำ จะช่วยให้คุณมีเวลาตรวจทานงานต่าง ๆ ได้อย่างรอบคอบ

คงเป็นเรื่องยากสำหรับผู้ประกอบการที่ทุ่มเทให้กับธุรกิจที่ตัวเองสร้างขึ้นมากับมือ เพียงแต่การทำงานอย่างต่อเนื่องสามารถทำให้คุณเหนื่อยล้าทั้งทางร่างกายและจิตใจ ซึ่งจะกระทบทักษะความคิดสร้างสรรค์และความสามารถในการแก้ปัญหาของคุณได้ การให้เวลาพักผ่อนแก่ตัวเองช่วยให้จิตใต้สำนึกของคุณคัดกรองข้อมูลต่าง ๆ ได้ดียิ่งขึ้น ลองหากิจกรรมที่ถนัด หรือลองทำในสิ่งที่เคยพูดว่าถ้ามีเวลาแล้วจะทำ นี่คือโอกาสของคุณแล้ว และอย่าพกคอมฯ ไปเปิดทำงานระหว่างทริปล่ะ!

สัจธรรมที่ทุกคนรู้โดยทั่วกันก็คือ ‘เวลา’ เมื่อเสียไปแล้วย่อมเอาคืนมาไม่ได้ ดังนั้นการบริหารจัดการที่ดีจะไม่ใช่แค่ช่วยให้ธุรกิจเติบโต แต่ผู้ประกอบการเองก็จะได้ใช้ชีวิตในบทบาทอื่น ๆ ที่ไม่ใช่แค่การทำงานเพียงอย่างเดียว เมื่อมีเวลาทำสิ่งอื่นมากขึ้น ความคิดสร้างสรรค์ต่าง ๆ ก็จะตามมา และนำไปต่อยอดให้กับธุรกิจได้ไม่รู้จบ